台灣公司為配合洗錢防制政策,協助建置完善洗錢防制體制,強化洗錢防制作為,以增加公司之透明度,並有效掌握公司負責及持有超過10%股份或出資額股東之持股資料,規定台灣公司需於每年三月一日至三月三十一日於指定台灣集中保管結算所股份有限公司建置申報的資訊平台進行申報。
該資訊平台是為配合防制洗錢而設立,原則不對外公開查詢,所以並不開放任何人查詢。但行政機關或法院為辦理、調查或審理洗錢防制案件之需要,可以進行查詢或申報資訊的處理及利用。
原則上申報義務人包含台灣所有公司,除了外商在台分公司、上市公司可以免除申報義務以外,無限公司、兩合公司、有限公司和未公開發行股票之股份有限公司都要依法申報,即使是停業的公司,仍需要申報。
關於申報的期限,除了每年的三月一日至三月三十一日需進行年度申報外,新設立的公司應該於設立後的十五日內至平台辦理首次的申報。已完成設立申報的公司,如果申報資料有變動時(如增資、減資、董事資料變更等),應於變動後十五日內至平台辦理變動申報。公司如果在每年度一月一日至三月三十一日曾因申報資料異動做過變動申報者,即不用再重複做年度申報。
如台灣公司違反申報規定,例如未在期限內申報或申報之資料不實,原則上會先通知違反的公司限期改正,如屆期未改正,將處代表公司之董事新台幣五萬元以上五十萬元以下罰鍰。經再限期通知改正仍未改正者,按次處新台幣五十萬元以上五百萬元以下罰鍰,至改正為止。其情節重大者,得廢止公司登記。